Come PrometeoManutenzione ha trasformato la gestione di ricambi, sanificazione e sicurezza in Alimenta Produzioni
La nostra storia: qualità e complessità nel cuore della Romagna
Alimenta Produzioni SRL è leader di mercato nella produzione della Piadina, con un portfolio che comprende la Pinsa alla romana e una gamma consolidata di prodotti da forno e bakery. Con 8 stabilimenti produttivi distribuiti nelle aree di Riccione, Saludecio e Fano, l’azienda opera principalmente nel canale retail, servendo le principali insegne della grande distribuzione italiana, europea e con una forte presenza in alcuni mercati esteri.
La complessità operativa di Alimenta è significativa: impianti diversi per tecnologia e tipologia di prodotto, turni continuativi, stagionalità e standard igienico-sanitari elevatissimi imposti dalla natura alimentare delle lavorazioni. In questo contesto, la manutenzione non è semplicemente una leva di efficienza: è un requisito di sicurezza alimentare e di continuità produttiva. Un fermo impianto non pianificato non si misura solo in ore perse, ma in lotti non consegnati, in penali contrattuali e, nei casi più critici, in rischi per la conformità del prodotto.
È in questo scenario che Alimenta ha introdotto PrometeoManutenzioni, con l’obiettivo di portare struttura, tracciabilità e visibilità in un reparto manutentivo che fino a quel momento si reggeva su prassi informali e conoscenza individuale, perseguendo allo stesso tempo il nostro slogan su cui basiamo i nostri valori: “Artigiani dell’innovazione”.
Prima di PrometeoManutenzione: un reparto manutentivo senza memoria
Prima dell’adozione di PrometeoManutenzione, la gestione della manutenzione in Alimenta presentava criticità tipiche delle PMI manifatturiere in forte crescita: l’organizzazione aveva saputo espandersi sul piano produttivo, ma gli strumenti a supporto del reparto manutentivo erano rimasti indietro. I ricambi non erano anagrafati in alcun sistema strutturato. Gli interventi venivano coordinati attraverso comunicazioni informali (telefonate, messaggi su app di messaggistica o fogli cartacei) con tutto ciò che ne consegue in termini di dispersione delle informazioni e impossibilità di ricostruire lo storico.
Sul fronte economico, la situazione era ancora più opaca: l’intera spesa manutentiva confluiva in un’unica voce di OPEX generica, senza alcuna distinzione tra costo dei ricambi, manodopera interna e servizi affidati a imprese esterne. Sapere quanto costava mantenere un singolo stabilimento, una specifica linea produttiva o una categoria di impianti era molto complesso. Era chiaro che serviva uno strumento capace di dare struttura a un reparto che, per dimensioni e complessità raggiunte, non poteva più permettersi di operare senza memoria.
Oggi: tre ambiti di trasformazione
Ricambi: costruire un patrimonio di conoscenza da zero
Uno dei benefici dell’adozione di PrometeoManutenzione è stato la creazione di un’anagrafica ricambi strutturata. Prima dell’implementazione, nessun ricambio era censito in modo sistematico: l’esperienza viveva nella testa dei manutentori, le giacenze erano stimate più che misurate, e il rischio di fermi per mancanza di un componente era una variabile con cui convivere quotidianamente.
Con PrometeoManutenzione, ogni utilizzo di ricambio è oggi registrato, collegato all’ordine di manutenzione corrispondente e al codice macchina. I dati parlano chiaro: nel solo 2026, il sistema ha tracciato oltre 185 movimenti di “UTILIZZO RICAMBIO”, ciascuno con codice componente, descrizione, quantità e riferimento all’intervento. Le giacenze non sono ancora perfettamente allineate: si tratta di un percorso ancora in evoluzione e lo riconosciamo con trasparenza. Tuttavia, disporre di uno storico strutturato rappresenta già un cambiamento significativo rispetto alla situazione di partenza.
“Sapere cosa si è usato, quando e su quale macchina vale più di una giacenza perfetta: è la base da cui costruire tutto il resto.”
In parallelo, adempiendo ai miei studi di ingegneria gestionale, stiamo costruendo sopra questi dati un sistema di costificazione del reparto manutentivo che in azienda era completamente assente. L’obiettivo è scomporre la voce OPEX “Manutenzione” nelle sue componenti reali: ricambi, manodopera interna, interventi di imprese esterne. Per la prima volta sarà possibile avere un costo vero per stabilimento, per linea, per categoria di impianto e da lì prendere decisioni informate su priorità di investimento, make-or-buy e benchmark tra siti.
Pulizia e sanificazione: gestire la complessità ciclica su scala multi-sito
In un’azienda alimentare, la sanificazione degli impianti non è un’attività accessoria: è un requisito cogente, presidiato da normative specifiche e da audit periodici dei clienti GDO. Per Alimenta, con 8 stabilimenti da gestire, questo si traduce in una complessità organizzativa considerevole. Nel weekend, un’agenzia esterna specializzata copre l’intera rete produttiva. Per potenziare ulteriormente l’efficacia delle attività, l’azienda ha assunto due figure dedicate a tempo pieno, con il compito di coordinare l’agenzia, supervisionare le attività e operare direttamente quando necessario.
La sfida operativa era però un’altra: la sanificazione non è un’attività omogenea. Ciascun impianto ha le proprie specificità. Il lavaggio delle spirali di raffreddamento e di lievitazione, ad esempio, segue frequenze cicliche che variano da stabilimento a stabilimento in funzione della tipologia di prodotto lavorato, dell’intensità d’uso e delle caratteristiche costruttive degli impianti stessi. Tenere traccia di tutte queste scadenze su 8 siti, senza uno strumento dedicato, significava affidarsi a fogli Excel, promemoria individuali e alla memoria dei responsabili con i rischi facilmente immaginabili.
La soluzione è stata estendere l’uso di PrometeoManutenzione anche a questo dominio, aprendo ODM dedicati alla sanificazione esattamente come si farebbe per un intervento meccanico. Il risultato è stato immediato: ogni attività ha oggi una scadenza pianificata, uno storico preciso degli interventi effettuati e un sistema di allerta per le scadenze imminenti. Il coordinamento tra personale interno e agenzia esterna avviene attraverso un unico strumento condiviso, eliminando le ambiguità e garantendo la tracciabilità completa che gli audit richiedono.
Sicurezza: dalla segnalazione informale alla cultura condivisa
Il terzo ambito di trasformazione riguarda la sicurezza sul lavoro, e forse è quello con l’impatto più profondo sulla cultura organizzativa. Alimenta ha introdotto in Prometeo una tipologia specifica di ordine di manutenzione ovvero l'”ODM Sicurezza” concepito per raccogliere, tracciare e gestire segnalazioni di non conformità e rischi rilevati negli stabilimenti.
I numeri dell’ultimo anno sono significativi: oltre 160 segnalazioni di sicurezza gestite attraverso il sistema, generate da due canali distinti e complementari. Da un lato, l’analisi sistematica delle inadempienze rilevate nei Documenti di Valutazione dei Rischi dei singoli stabilimenti ha permesso di tradurre ogni gap documentale in un’azione concreta, assegnata, seguita e chiusa. Dall’altro, la possibilità di segnalare direttamente dal campo ha attivato un flusso spontaneo da parte degli operatori, che per la prima volta disponevano di uno strumento formale e non di una telefonata o di un messaggio informale per portare all’attenzione della struttura un rischio osservato durante il turno.
“160 segnalazioni non sono 160 problemi: sono 160 occasioni in cui qualcosa è stato visto, registrato e risolto invece di restare irrisolto.”
Questo ha prodotto un cambiamento che va al di là dei numeri. L’operatore che segnala un rischio e vede aprirsi un ODM, seguirne l’avanzamento e constatarne la chiusura, sviluppa una percezione diversa del proprio ruolo nella sicurezza aziendale. Non è più un osservatore passivo: è parte attiva di un processo. La responsabilizzazione diffusa che ne è derivata ha contribuito a innalzare il livello di sicurezza reale nei nostri stabilimenti in modo che nessun corso di formazione, da solo, avrebbe potuto ottenere.
Uno sguardo al futuro: dai dati alle decisioni
Il percorso con PrometeoManutenzione in Alimenta Produzioni è ancora aperto, e consapevolmente incompleto: le giacenze non sono ancora perfette, la costificazione è in costruzione, la cultura della segnalazione spontanea va ulteriormente consolidata.La direzione, comunque, è chiara.
Quello che PrometeoManutenzione ha portato non è semplicemente un software di manutenzione: è la possibilità di costruire, per la prima volta, una memoria operativa condivisa e strutturata su 8 stabilimenti. Una memoria che trasforma dati dispersi, il ricambio usato, la spirale lavata, il rischio segnalato, in informazione accessibile, confrontabile e azionabile. In un settore come quello alimentare, dove la continuità produttiva e la conformità igienico-sanitaria non ammettono margini di approssimazione, questo è il tipo di infrastruttura che fa la differenza tra gestire l’emergenza e anticiparla.
Contiamo di continuare a espandere l’utilizzo di PrometeoManutenzione, coinvolgendo sempre più figure aziendali nel processo e affinando gli strumenti di analisi dei dati raccolti. La collaborazione con il team di sviluppo e la progressiva maturità del nostro utilizzo ci portano a guardare con fiducia ai prossimi passi.
Autore
Mattia Poni, Project Operations Manager, Alimenta Produzioni SRL — Riccione (RN).
